公司章程中能否自由規(guī)定股東會通知的時間和方式

公司章程中能否自由規(guī)定股東會通知的時間和方式

章程研究文本

《萬科企業(yè)股份有限公司章程》（2014年版）

第七十三條 公司召開股東大會，召集人應(yīng)當于會議召開四十五日前發(fā)出書面通知，將會議擬審議的事項以及開會的日期和地點告知所有在冊股東，擬出席股東大會的股東，應(yīng)當于會議召開二十日前，將出席會議的書面回復(fù)送達公司。

股東大會通知應(yīng)當向股東（不論在股東大會上是否有表決權(quán)）以專人送出或者以郵資已付的郵件送出，受件人地址以股東名冊登記的地址為準。對內(nèi)資股股東，股東大會通知也可以用公告方式進行。

前款所稱公告，應(yīng)當于會議召開四十五日前至五十日的期間內(nèi)，在國務(wù)院證券主管機構(gòu)指定的一家或者多家報刊上刊登，一經(jīng)公告，視為所有內(nèi)資股股東已收到有關(guān)股東會議的通知。

同類章程條款

筆者查閱了多家上市公司的章程中關(guān)于股東大會通知的規(guī)定，其中大多數(shù)公司與上述萬科企業(yè)股份有限公司章程條款相同。也有部分上市公司章程對通知時間及通知方式的規(guī)定較為簡單。具體情況如下：

《中國人壽保險股份有限公司》（2016年4月版）第六十六條、第七十一條：

該款規(guī)定與上述《萬科企業(yè)股份有限公司章程》第七十三條的規(guī)定相同。

《南方黑芝麻集團股份有限公司章程》（2016年8月版）

第五十七條 召集人將在年度股東大會召開20日前以公告方式通知各股東，臨時股東大會將于會議召開15日前以公告方式通知各股東。

公司法和相關(guān)規(guī)定

《公司法》

第四十一條召開股東會會議，應(yīng)當于會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。

股東會應(yīng)當對所議事項的決定作成會議記錄，出席會議的股東應(yīng)當在會議記錄上簽名。

第一百零二條 召開股東大會會議，應(yīng)當將會議召開的時間、地點和審議的事項于會議召開二十日前通知各股東；臨時股東大會應(yīng)當于會議召開十五日前通知各股東；發(fā)行無記名股票的，應(yīng)當于會議召開三十日前公告會議召開的時間、地點和審議事項。

單獨或者合計持有公司百分之三以上股份的股東，可以在股東大會召開十日前提出臨時提案并書面提交董事會；董事會應(yīng)當在收到提案后二日內(nèi)通知其他股東。并將該臨時提案提交股東大會審議。臨時提案的內(nèi)容應(yīng)當屬于股東大會職權(quán)范圍。并有明確議題和具體決議事項。

股東大會不得對前兩款通知中未列明的事項作出決議。

無記名股票持有人出席股東大會會議的，應(yīng)當于會議召開五日前至股東大會閑會時將股票交存于公司。

專家分析

公司章程中對股東會的通知時間以及通知方式進行規(guī)定的意義在于：參加股東會是股東參與公司經(jīng)營決策的最基本也是最重要的一項權(quán)利?！豆痉ā芬约肮菊鲁讨幸?guī)范股東會召集程序的意義就在于確保股東能夠提前得知何時何地召開股東會、股東會的議事事項，從而能夠及時決定是否參加股東會，以及提前對股東會的議事事項做出準備。實踐中未及時通知股東參加股東會、因通知方式不符合法律章程規(guī)定而引發(fā)的股東會決議效力瑕疵不在少數(shù)。因此，公司章程中有必要對股東會通知的時間、方式進行詳細規(guī)定，規(guī)范股東會的召集程序。避免因股東會程序不符合法律、章程規(guī)定而引發(fā)糾紛。

章程條款設(shè)計建議

1、根據(jù)《公司法》的規(guī)定，股份有限公司召開股東大會應(yīng)當提前20日、召開臨時股東大會的應(yīng)當提前15日通知。這一規(guī)定是法律對于召集股東大會通知時間的最低要求。股份有限公司的股東可以在公司章程中將通知時間適當延長。但是不得縮短通知時間，低于法律規(guī)定通知時間將導(dǎo)致股東會程序瑕疵。

2、有限責(zé)任公司可在章中自由規(guī)定股的召集時間，若章程中有特殊規(guī)定，應(yīng)當遵守《公司法》規(guī)定的最短通知時間。因此，股東如有特殊要求，可在《公司法》規(guī)定的15日基礎(chǔ)上適當延長，或者針對定期股東會、臨時股東會作出不同的規(guī)定。但是不建議將通知時間規(guī)定得過短，不利于股對其他股東的提案作出必要的準備。

3、針對《公規(guī)定了發(fā)行無記股票的股份有限公司，應(yīng)當以公告的方式進行通知，因此公司有必要在章程中詳細規(guī)定通知的方式，根據(jù)公司章程規(guī)定的方式進行通知、避免因方式不合理導(dǎo)致股東未收到通知。

4、公司可根據(jù)股的人數(shù)構(gòu)成等選擇通知方式。對于中小股東較多的公司可選擇公告的方式進行通知。如在公司網(wǎng)站、當?shù)鼐哂杏绊懥Φ膱罂?、媒體等進行公告。對于股東人數(shù)較少、非自然人股東為主的公司，可以選擇郵寄、電子郵件方式進行公告，并對通知生效時間作出相關(guān)規(guī)定。雖然電子通信已經(jīng)越來越普及，但是不建議公司采用電話、短信、微信等方式通知，因為此類通知方式的證據(jù)采信度較低、不易保存。

公司章程條款實例

一、公司召開股東會，召集人應(yīng)當于會議召開十日前發(fā)出書面通知，將會議擬審議的事項以及開會的日期和地點告知所有在冊股東。

二、股東會通知可以向股東以快遞形式送出，收件人地址以股東名冊登記的地址為準。如股東方未簽收或不予簽收，可以以電子郵件形式發(fā)送至本公司章程所載明的各方股東的電子郵箱，電子郵件發(fā)送后即視為送達

若任何一方股東所提供的通信地址、電話號碼以及郵箱地址發(fā)生變化（以下簡稱“變動方”），變動方應(yīng)當在該變更發(fā)生后的7日內(nèi)在公司備案。變動方未按約定及時備案的，變動方應(yīng)承擔(dān)由此造成的后果及損失。